Jak wygląda obecny system dostarczania zwolnień lekarskich do pracodawcy?
Od 1 grudnia 2026 roku obowiązuje w Polsce system elektronicznego przekazywania zwolnień lekarskich (e-ZLA). Dzięki temu dokumenty są przesyłane automatycznie z ZUS do pracodawcy posiadającego profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS). Oznacza to, że pracownik nie musi już fizycznie dostarczać papierowego zwolnienia do firmy, jeśli pracodawca korzysta z PUE. W takich przypadkach e-ZLA trafia do pracodawcy zazwyczaj w ciągu kilku minut, a maksymalnie do 3 dni roboczych od wystawienia przez lekarza.
W sytuacjach, gdy pracodawca nie ma profilu PUE ZUS, pracownik musi dostarczyć mu wydruk elektronicznego zwolnienia lub tradycyjne papierowe L4. Termin dostarczenia takiego papierowego dokumentu lub wydruku e-ZLA wynosi maksymalnie 7 dni od daty wystawienia lub otrzymania zwolnienia.
Jakie obowiązki ma pracownik w związku z dostarczeniem L4?
Podstawowym obowiązkiem pracownika jest powiadomienie pracodawcy o swojej nieobecności z powodu choroby najpóźniej w ciągu 2 dni od jej rozpoczęcia. To ważne, gdyż brak takiej informacji może skutkować konsekwencjami dla pracownika.
W przypadku, gdy pracodawca nie korzysta z PUE ZUS, pracownik musi dostarczyć papierowe zwolnienie lub wydruk e-ZLA w ciągu 7 dni od daty jego wystawienia. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje obniżeniem zasiłku chorobowego o 25% od 8. dnia niezdolności do pracy do momentu dostarczenia dokumentu.
Co się dzieje po dostarczeniu zwolnienia do pracodawcy?
Pracodawca, po otrzymaniu papierowego L4 lub wydruku e-ZLA, ma obowiązek przesłać dokument do ZUS w ciągu 7 dni. Termin ten jest kluczowy, ponieważ od momentu dostarczenia dokumentu zależy termin wypłaty zasiłku chorobowego.
W przypadku e-ZLA przesłanego automatycznie przez ZUS do pracodawcy z profilem PUE, ten etap jest uproszczony, a dokumenty trafiają do ZUS bezpośrednio z systemu, co przyspiesza proces rozliczeń.
Jakie są różnice między papierowym a elektronicznym zwolnieniem lekarskim?
- Elektroniczne L4 (e-ZLA) – dokument jest wystawiany i przesyłany automatycznie do ZUS, a następnie do pracodawcy posiadającego PUE. Pracownik nie musi dostarczać go fizycznie, wystarczy powiadomić o nieobecności w ciągu 2 dni.
- Papierowe L4 – wymaga dostarczenia do pracodawcy w ciągu 7 dni. Brak dostarczenia w terminie skutkuje obniżeniem zasiłku chorobowego.
- Wydruk e-ZLA dla pracodawcy bez PUE – pracownik musi wydrukować i dostarczyć do firmy w ciągu 7 dni, w przeciwnym razie grozi obniżka świadczenia.
Co się dzieje w przypadku awarii systemu elektronicznego?
W sytuacji awarii systemu lub braku dostępu do internetu lekarz ma obowiązek wystawić papierowe zwolnienie lekarskie. Wtedy pracownik musi dostarczyć ten dokument do pracodawcy w ciągu 7 dni, podobnie jak w przypadku tradycyjnego L4. Lekarz musi również wprowadzić papierowe zwolnienie do systemu ZUS w ciągu 3 dni roboczych od jego wystawienia.
Podsumowanie terminów i obowiązków pracownika
- Powiadomienie pracodawcy o nieobecności – najpóźniej w ciągu 2 dni od rozpoczęcia zwolnienia.
- Dostarczenie papierowego L4 lub wydruku e-ZLA (jeśli pracodawca nie ma profilu PUE) – w ciągu 7 dni od daty wystawienia zwolnienia.
- Automatyczne przesłanie e-ZLA do pracodawcy z PUE – dokument trafia zazwyczaj w ciągu kilku minut, maksymalnie do 3 dni roboczych.
- Przekroczenie terminu 7 dni na dostarczenie dokumentu – skutkuje obniżeniem zasiłku chorobowego o 25% od 8. dnia niezdolności do pracy.
Obecny system elektroniczny zdecydowanie ułatwia i przyspiesza obieg zwolnień lekarskich, ale znajomość terminów i obowiązków pozostaje kluczowa dla prawidłowego rozliczenia nieobecności i zasiłku chorobowego.
Źródła
- https://www.praca.pl/poradniki/rynek-pracy/ile-czasu-na-dostarczenie-l4_pr-1831.html
- https://freyksiegowosc.pl/blog/ile-czasu-na-dostarczenie-l4-kompleksowy-przewodnik-po-elektronicznych-zwolnieniach-lekarskich
- https://www.halodoctor.pl/l4-online/termin-dostarczenia-do-pracodawcy-zwolnienia-lekarskiego
- https://sprawyfirmowe.pl/ile-czasu-na-dostarczenie-l4/
- https://prawopracy.blog/2014/11/19/ile-mamy-czasu-na-dostarczenie-zwolnienia-lekarskiego/